Tabla de contenido
- Identificación Empresarial
- Objeto del Manual
- Glosario
- Principios Rectores
- Clasificación de Datos Tratados por SERMEDSA S.A.S.
- Finalidades del Tratamiento.
- Derechos del Titular
- Deberes del Responsable y Encargado
- Medidas de Seguridad
- Procedimiento para Consultas, Reclamos y Peticiones
- Gestión de Incidentes de Seguridad
- Transferencias y Transmisiones
- Vigencia y Conservación
- Anexo 1.AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SERMEDSA S.A.S.
- Anexo 2.AUTORIZACIÓN PARA USO DE FOTOGRAFÍAS CLÍNICAS
- Anexo 3.PROCEDIMIENTO INTERNO PARA GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD
Identificación Empresarial
Razón social: SERMEDSA S.A.S.
Nombre comercial: BIOESTÉTICA
Objeto social: Prestación de servicios médicos, estéticos y de salud.
Dirección: Calle 2 Sur No. 46-116, Consultorios 1403–1404-1424, Medellín, Antioquia.
Correo oficial de protección de datos: info@bioestetica.co
Teléfono: 6042689127
Responsable interno de protección de datos: Juan Carlos Salazar Giraldo
Objeto del Manual
Este Manual tiene como finalidad establecer las políticas, lineamientos y procedimientos internos para el tratamiento de datos personales en SERMEDSA S.A.S., en cumplimiento de:
- Ley 1581 de 2012
- Decreto 1377 de 2013
- Ley 23 de 1981 (ética médica)
- Resolución 1995 de 1999 (historia clínica)
- Circular 02 de 2022 de la SIC (responsabilidad demostrada)
- Demás normas aplicables al sector salud y estético
Glosario
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Conforme lo establecido en la Ley 1581 de 2012, se entenderán las siguientes definiciones para la aplicación de la política de datos personales:
- a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
- b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
- c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
- d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
- e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
- f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
- g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- h) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- i) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Principios Rectores
- a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
- b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
- c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
- d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
- e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
- f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
- g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma;
- i) Responsabilidad demostrada (Accountability): SERMEDSA S.A.S. debe demostrar cumplimiento permanente de la normativa.
- j) Minimización de datos: Solo se recolectan los datos estrictamente necesarios
Clasificación de Datos Tratados por SERMEDSA S.A.S.
5.1. Datos personales generales: Identificación, contacto, información contractual.
5.2. Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Incluyendo:
- Información de salud
- Fotografías clínicas
- Videos
- Datos biométricos
- Información corporal pre y post procedimiento
5.3. Datos clínicos e historia clínica:
- Conservación mínima de 15 años
- Acceso restringido solo a personal autorizado
- Prohibida su entrega a terceros sin habilitación legal
Finalidades del Tratamiento.
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6.1. Pacientes y usuarios de servicios estéticos
- Elaboración, custodia y actualización de la historia clínica
- Valoraciones, diagnósticos y procedimientos
- Fotografías clínicas antes, durante y después del tratamiento
- Seguimiento postoperatorio
- Auditoría médica y control de calidad
- Reportes obligatorios a autoridades de salud
- Gestión de consentimientos informados
- Recordatorios de citas y controles
- Envío de recomendaciones médicas
- Envío de información comercial (solo con autorización expresa)
6.2. Empleados y candidatos
- Selección, contratación, seguridad social
- Control de acceso y videovigilancia
- Evaluación de desempeño
6.3. Proveedores y contratistas
- Verificación de requisitos
- Gestión contractual y pagos
6.4. Visitantes
- Control de ingreso
- Seguridad mediante videovigilancia
Derechos del Titular
De conformidad con la Ley el titular de sus datos personales, tiene los derechos que se enuncian a continuación. También podrán solicitar información: los causahabientes del titular, acreditando tal calidad o el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Derecho a conocer incidentes de seguridad que afecten sus datos
- Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de cualquier funcionario de SERMEDSA S.A.S.
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante el responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de datos personales salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de acuerdo con los postulados de la ley 1581 de 2012.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Ser informado por SERMEDSA S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen o adicionen.
En los siguientes casos no será necesaria la autorización del titular de los datos personales:
- a) Cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- b) Cuando los datos sean calificados como de naturaleza pública.
- c) En casos de urgencia médica ó sanitaria.
- d) Cuando la ley autorice su utilización para fines históricos, estadísticos o científicos.
- e) Cuando se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
Deberes del Responsable y Encargado
Son deberes del responsable y encargado:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012.
- Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
- Tramitar las consultas en los términos señalados por el artículo 14 y los reclamos formulados por los Titulares según el articulo 15 de la Ley 1581 de 2012.
- Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial' una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Permitir el acceso a la información.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Usar los datos personales del Titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre debidamente facultada y respetando en todo caso, la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), cuando aplique.
Medidas de Seguridad
9.1. Administrativas
- Políticas internas
- Acuerdos de confidencialidad
9.2. Técnicas
- Control de accesos
- Antivirus y firewall
9.3. Físicas
- Custodia de historias clínicas
- Control de ingreso
- Videovigilancia
Procedimiento para Consultas, Reclamos y Peticiones
Cualquier duda o reclamación relacionada con el manejo de datos personales debe ser elevada a través de documento físico que debe ser entregado en las oficinas ubicadas en la calle 2 sur No 46-116 consultorio 1403 o por vía electrónica a través del correo electrónico direccionadministrativa@bioestetica.co
SERMEDSA S.A.S., se compromete de conformidad con la ley a no realizar actividades de Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública o por expresa autorización de sus representantes legales.
a) Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará a través de los correos electrónicos de contacto y será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b) Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a SERMEDSA S.A.S. con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
c) Petición de actualización, rectificación y supresión de datos: SERMEDSA S.A.S, rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud a través de correo electrónico indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.
d) Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Si vencido el término legal respectivo, según fuera el caso, no se hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
Gestión de Incidentes de Seguridad
- Registro interno de incidentes
- Notificación a la SIC cuando aplique
- Medidas de contención
Transferencias y Transmisiones
La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable y se encuentra dentro o fuera del país.
Por otro lado, el tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Vigencia y Conservación
Los datos que sean recolectados, utilizados o transmitidos permanecerán en la Base de Datos de la sociedad en los siguientes términos: Las historias clínicas mínimo 15 años; los datos administrativos según obligación legal; datos comerciales hasta que revocatoria; otros datos por el tiempo y/o periodo que se necesiten para soportar las actividades por las cuales fueron almacenados.
Anexo 1.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
SERMEDSA S.A.S.
Yo, ________________________________________, identificado(a) con ________________________, autorizo de manera previa, expresa e informada a SERMEDSA S.A.S., para que realice el tratamiento de mis datos personales, sensibles y clínicos, conforme a las finalidades establecidas en la Política de Tratamiento de Datos Personales.
Datos objeto de tratamiento
- Datos de identificación y contacto
- Datos sensibles (salud, biometría, fotografías clínicas)
- Datos clínicos e historia clínica
- Datos administrativos y contractuales
Finalidades
- Prestación de servicios médicos y estéticos
- Elaboración y custodia de historia clínica
- Valoraciones, diagnósticos y procedimientos
- Seguimiento postoperatorio
- Auditoría médica y control de calidad
- Cumplimiento de obligaciones legales
- Envío de información comercial
Derechos del titular
- Conocer, actualizar y rectificar mis datos
- Solicitar prueba de la autorización
- Revocar la autorización
- Solicitar supresión del dato
- Presentar quejas ante la SIC
Canales de contacto
Correo:
Dirección:
Firma del titular:
Fecha:
Anexo 2.
AUTORIZACIÓN PARA USO DE FOTOGRAFÍAS CLÍNICAS
Yo, ________________________________________, identificado(a) con ________________________, autorizo a SERMEDSA S.A.S. para la toma, almacenamiento y tratamiento de mis fotografías e imágenes clínicas relacionadas con el procedimiento ________________________________________.
Finalidades autorizadas
- Diagnóstico
- Planificación del tratamiento
- Seguimiento clínico
- Auditoría médica
- Registro en historia clínica
NO autorizo / SÍ autorizo el uso de mis fotografías para:
- Fines académicos
- Fines científicos
- Fines publicitarios o comerciales
Condiciones
- Las imágenes serán tratadas como datos sensibles
- No serán divulgadas sin autorización expresa
- Puedo revocar esta autorización en cualquier momento
Canales de contacto
Correo:
Dirección:
Firma del titular:
Fecha:
Anexo 3.
PROCEDIMIENTO INTERNO PARA GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD
- Definición
Se considera incidente de seguridad cualquier evento que comprometa:
- Confidencialidad
- Integridad
- Disponibilidad de los datos personales o clínicos.
- Etapas del procedimiento
2.1. Detección
Cualquier funcionario debe reportar inmediatamente al responsable interno.
2.2. Registro
Se documenta:
- Fecha y hora
- Tipo de incidente
- Datos afectados
- Área involucrada
- Riesgo potencial
2.3. Contención
Acciones inmediatas:
- Bloqueo de accesos
- Aislamiento de equipos
- Suspensión de procesos afectados
2.4. Análisis
valuación del impacto:
- Datos comprometidos
- Titulares afectados
- Riesgos asociados
2.5. Notificación
Se notificará a la SIC cuando el incidente:
- Afecte datos sensibles
- Afecte historia clínica
- Comprometa más de 1 titular
- Imponga riesgo significativo
2.6. Cierre y mejora
- Informe final
- Acciones correctivas
- Actualización de controles
